Луцька міська територіальна громада належить до числа громад, які послідовно впроваджують Закон України «Про адміністративну процедуру» (ЗАП) не лише на рівні окремих рішень, а й через комплексне оновлення внутрішніх процесів та процедур.
Одним із напрямів цієї роботи стало приведення інформаційних карток адміністративних послуг у відповідність до вимог ЗАП. При цьому йдеться не про оновлення окремих документів, а про системний перегляд підходів до надання адміністративних послуг у громаді. Мета полягає в тому, щоб процедурні стандарти застосовувалися однаково – незалежно від того, який виконавчий орган або посадова особа розглядає справу.
У цій роботі громаду підтримує проєкт ЄС «Продовження підтримки комплексної реформи державного управління в Україні» (EU4PAR). Експерти проєкту допомагають аналізувати чинні адміністративні процедури, адаптувати внутрішні документи до вимог ЗАП та напрацьовувати практичні рішення для їх застосування в діяльності органів місцевого самоврядування.
Приведення інформаційних карток у відповідність до ЗАП
Під час практичного інтенсиву, присвяченого оновленню інформаційних карток адміністративних послуг, експертка проєкту EU4PAR Ірина Шелеп наголосила, що приведення карток у відповідність до вимог ЗАП є лише частиною ширшого процесу. За її словами, інформаційна картка фактично відображає весь шлях, який проходить адміністративна справа, тому зміни мають стосуватися не лише роботи адміністраторів ЦНАП, а й усіх посадових осіб, залучених до підготовки та прийняття рішень.
Експерти проєкту EU4PAR Віктор Тимощук та Олена Гуленко також акцентували увагу на необхідності комплексного оновлення інформаційних карток адміністративних послуг та приведення інформаційних систем, електронних сервісів у відповідність до вимог Закону України «Про адміністративну процедуру». На їхню думку, саме поєднання процедурних змін та цифрових рішень дає можливість забезпечити повноцінне впровадження нових стандартів адміністративного провадження.
Серед ключових рекомендацій щодо внесення змін до інформаційних карток, озвучених під час інтенсиву, були належне відображення процедурних механізмів, передбачених ЗАП, зокрема залишення заяви без руху, спрощене представництво, зупинення адміністративного провадження та способів доведення рішень до відома особи. Окрему увагурекомендовано приділити питанням роботи з неповними пакетами документів, зберігання документів, структурі інформаційних карток та практичній реалізації принципу офіційності.
У громаді вже розпочали впровадження змін, які стосуються не лише структури документів, а й закладеної в них логіки. Зокрема, під час оновлення карток враховуються вимоги принципу офіційності, відповідно до якого адміністративний орган не повинен вимагати від особи документи чи відомості, які вже перебувають у розпорядженні інших органів влади або підвідомчих установ. Наприклад, під час оформлення паспортних документів адміністратори Луцького ЦНАП самостійно формують та отримують необхідні відомості з реєстру територіальної громади, не перекладаючи цей обов’язок на заявника та ін.
Механізми ЗАП, які вже застосовується на практиці
Одним із інструментів, які вже використовуються у громаді, є спрощене представництво в адміністративному провадженні. Луцьк почав застосовувати передбачені законом механізми, які дозволяють особі уповноважити іншу людину на отримання результату адміністративної послуги у випадках, коли законодавство не вимагає нотаріально посвідченої довіреності. Такий підхід робить отримання послуг більш зручним для громадян та відповідає загальній ідеї клієнтоорієнтованості, закладеній у Законі України «Про адміністративну процедуру».
Паралельно в громаді напрацьовуються підходи до практичного застосування інших інструментів адміністративної процедури. Зокрема, розглядається підготовка внутрішніх рекомендацій для адміністраторів ЦНАП щодо використання спрощеного представництва, залишення заяв без руху та інших механізмів, передбачених ЗАП.
Такий підхід має допомогти забезпечити однакову практику застосування законодавства незалежно від того, який адміністратор працює із заявником.
Ще один напрям роботи пов’язаний із впровадженням інституту залишення заяви без руху. У Луцькій громаді опрацьовується питання практичного застосування цього інструменту, зокрема розмежування повноважень адміністраторів ЦНАП та посадових осіб суб’єктів надання адміністративних послуг, у т.ч. представників виконавчих органів міської ради, підготовка відповідних змін до внутрішніх регламентів і процедур.
Одним із найбільш показових прикладів впровадження ЗАП у Луцькій громаді є застосування інституту відкликання адміністративних актів.
За словами учасників процесу впровадження Закону, у громаді вже є практика відкликання раніше ухвалених актів, а також врахування механізмів відкликання під час підготовки нових рішень. Для багатьох органів місцевого самоврядування цей інструмент досі залишається новим і малозастосовуваним, тоді як у Луцьку він поступово стає частиною щоденної управлінської практики.
Саме такі приклади свідчать, що впровадження Закону України «Про адміністративну процедуру» не обмежується формальним оновленням документів. Перегляд інформаційних карток, впровадження принципу офіційності, застосування спрощеного представництва, опрацювання механізму залишення заяв без руху, адаптація інформаційних систем та практика відкликання адміністративних актів демонструють, як норми Закону поступово перетворюються на системну діяльність органу місцевого самоврядування.
Цифровізація адміністративної процедури
Окрему увагу приділяють адаптації системи електронного документообігу ЦНАП до нових вимог. Під час практичного інтенсиву експерт проєкту EU4PAR Роман Матвійчук наголосив на важливості врахування всіх передбачених ЗАП етапів, налагодження електронної взаємодії з публічними е-реєстрами та іншими інформаційними системами під час надання адміністративних послуг. За його словами, відсутність належним чином адаптованих цифрових процедур часто стає суттєвою перешкодою для реалізації повноважень посадовими особами місцевого самоврядування. Для системи е-документообігу ЦНАП, яка застосовується у Луцькій громаді, підготовлено детальний опис процесу розгляду заяви для отримання адміністративної послуги, який передбачає врахування усіх етапів адміністративного провадження – від подання заяви та збору необхідних відомостей до доведення адміністративного акта до відома особи та його можливого адміністративного оскарження.
Фактично йдеться про створення уніфікованої цифрової процедури розгляду адміністративної справи, яка дозволяє відстежувати всі процедурні дії та забезпечувати їх належне документування, моніторинг та аналіз. Такий підхід покликаний не лише підвищити ефективність роботи посадових осіб, а й забезпечити дотримання процедурних гарантій, передбачених ЗАП. Цей опис може застосовуватися й іншими органами місцевого самоврядування України.
Перегляд інформаційних карток, впровадження принципу офіційності, застосування спрощеного представництва, опрацювання механізму залишення заяв без руху, адаптація цифрових процедур та практика відкликання адміністративних актів демонструють, що Луцька громада впроваджує Закон України «Про адміністративну процедуру» комплексно. Саме такий підхід дозволяє поступово переводити адміністративні послуги на стандарти належного врядування, закладені в ЗАП.