З набуттям чинності Закону України «Про адміністративну процедуру» (далі – ЗАП) Центр надання адміністративних послуг Луцької міської ради (далі – ЦНАП) (довідково: за 2025 рік звернулось 282 125 тис відвідувачів, надано 155 154 адміністративних послуг) привів свою діяльність у відповідність до вимог Закону України «Про адміністративну процедуру».
Зокрема, 26.03.2025 були внесені зміни до Положення про департамент «Центр надання адміністративних послуг в місті Луцьку» з метою узгодження із ЗАП та зазначено, що ЦНАП здійснює свої повноваження з урахуванням ЗАП. Суб’єкти надання адміністративних послуг забезпечують взаємодію із департаментом «Центр надання адміністративних послуг у місті Луцьку» з урахуванням положень законів України «Про адміністративні послуги», «Про адміністративну процедуру» та періодично проводиться навчання працівників департаменту.
Також внесено зміни до регламенту департаменту ЦНАП та визначено, що у цьому регламенті терміни вживаються у значеннях, наведених у ЗАП. Триває робота щодо внесення змін до інформаційних карток з надання адміністративних послуг. Так, уже внесеними змінами визначено, що нормативними актами, якими регламентується надання адміністративної послуги, є також ЗАП.
У своїй щоденній діяльності працівники Луцького ЦНАП застосовують принципи і механізми ЗАП, зокрема:
– особі надається можливість донести необхідні документи завдяки використанню механізму залишення заяви без руху із зазначенням строку усунення недоліків (зокрема, якщо заяву подано з порушенням встановлених законодавством вимог, адміністратор ЦНАП або інша посадова особа місцевого самоврядування, яка розглядає справу, приймає рішення про залишення заяви без руху. Заявнику надсилається письмове повідомлення про залишення заяви без руху протягом трьох робочих днів з дня отримання відповідної заяви, а в разі особистого звернення із заявою негайно (за можливості) вручається під розписку таке повідомлення особі, яка подала заяву, безпосередньо в ЦНАП. У повідомленні про залишення заяви без руху зазначаються виявлені недоліки з посиланням на вимоги законодавства, спосіб та строк усунення недоліків, а також способи, порядок та строки оскарження рішення про залишення заяви без руху);
– у разі необхідності збирати документи та інші докази з ініціативи адміністративного органу (у т.ч. без залучення особи витребовувати документи та відомості, отримувати погодження та висновки, необхідні для вирішення справи) ЦНАП самостійно отримує документи від інших виконавчих органів Луцької міської ради, державних органів, підприємств, установ та організацій завдяки міжвідомчій взаємодії та без залучення особи (оскільки адміністративний орган не може зобов’язувати особу отримувати документи та інші докази, необхідні для здійснення адміністративного провадження, якщо такий обов’язок не визначено законом).
Практика застосування Закону України «Про адміністративну процедуру»
1. Принцип офіційності
ЦНАП як адміністративний орган (його посадові особи) встановлює обставини, що мають значення для вирішення справи, не залучаючи особу (у разі, якщо це можливо), зокрема використовуючи дані публічних реєстрів (самостійно отримуючи витяги з РТГ, інформацію з реєстрів Мін’юсту та інших реєстрів і баз даних (МВС, МОН тощо), довідку про присвоєння РНОКПП та ін.). Оскільки відповідно до ч. 3 ст. 16 та ч. 4 ст. 52 ЗАП адміністративний орган не може вимагати від особи надання документів та відомостей, що перебувають у володінні цього органу або іншого органу державної влади, органу місцевого самоврядування, підприємства, установи або організації, що належить до сфери управління такого органу, а також забороняється вимагати від учасника адміністративного провадження надання доказів, які не стосуються обставин справи.
Наприклад, при наданні адміністративної послуги «Акту обстеження умов проживання малолітніх/неповнолітніх осіб» у переліку документів, необхідних для надання послуги, визначено, що «інформація з навчального закладу (ЗДО, ЗОШ, позашкільний заклад тощо) про участь батьків у вихованні та утриманні дитини у разі розірвання шлюбу між батьками дитини» отримується працівниками ЦНАП за службовим запитом.
Практичні кейси:
- Оформлення, обмін паспорта громадянина України
Оформлення, обмін паспорта громадянина України здійснюється без надання додаткових підтверджуючих документів особою (а саме Витягу з реєстру територіальної громади) про відомості щодо реєстрації місця проживання заявником. Адміністратор ЦНАПу приймає документи, самостійно формує Витяг щодо реєстрації / зняття з реєстрації місця проживання, використовуючи доступ до відомостей Реєстру територіальної громади, та формує заяву-анкету щодо оформлення паспорта, зазначивши актуальні відомості про місце проживання, які в подальшому вносяться до безконтактного електронного носія, що знаходиться в паспорті громадянина України.
На практиці трапляються випадки, коли відомості про місце проживання, надані заявником під час подачі документів з метою отримання паспорта, не збігаються з відомостями, отриманими з Реєстру територіальної громади адміністратором Луцького ЦНАПу. Тоді адміністратор самостійно з’ясовує причину розбіжностей з органом реєстрації місця проживання (без додаткового залучення особи) та проводиться відповідне коригування в Реєстрі територіальної громади з метою занесення до безконтактного електронного носія актуальної інформації про зареєстроване місце проживання заявника лише за залученням посадових осіб адміністративного органу.
- Оформлення біометричних документів
Наприклад, надання послуги з оформлення паспорта громадянина України, що містить безконтактний електронний носій, вперше після досягнення 14-річного віку здійснюється з одночасною реєстрацією у Державному реєстрі фізичних осіб – платників податків з подальшим відображенням інформації про РНОКПП у паспорті. Відтак, відпала потреба попередньо звертатися до податкової служби з метою отримання реєстраційного номера облікової картки платника податків. - Відновлення втраченого паспорта громадянина України
Частими випадками в період воєнного стану є відновлення паспорта громадянина України, де заявник не може надати жодного документу (свідоцтва про народження, свідоцтва про шлюб/розірвання шлюбу, рішення суду про розірвання шлюбу, свідоцтва про зміну імені, РНОКПП, витягу про місце проживання) через їх втрату. В таких випадках адміністратор Луцького ЦНАПу самостійно отримує всю необхідну інформацію з метою формування заяви-анкети щодо оформлення паспорта у зв’язку з втратою. Адміністраторами Луцького ЦНАПу налагоджена тісна співпраця з територіальним підрозділом міграційної служби з метою якісного надання адміністративних послуг суб’єктам звернення в межах міжвідомчої взаємодії та з метою дотримання принципу офіційності.
- Послуги соціального характеру (органи опіки та піклування)
При оформленні ряду послуг соціального характеру на етапі прийому документів адміністратор ЦНАП формує запити в інші виконавчі органи/структурні підрозділи та служби для з’ясування інформації, необхідної для вирішення справи, без залучення заявників, на основі міжвідомчої взаємодії.
2. Залишення заяви без руху
Одним із практичних механізмів реалізації принципів адміністративної процедури є залишення заяви без руху.
Наприклад, під час оформлення біометричних документів у Луцькому ЦНАПі нерідко виникають випадки, коли надані заявником відомості про персональні дані, місце народження, зазначені в свідоцтві про народження чи паспорті громадянина України, не збігаються з відомостями у Державному реєстрі актів цивільного стану.
У такому випадку адміністратор ЦНАПу інформує заявника про виявлені невідповідності та надає можливість виправити всі ці недоліки та донести нове свідоцтво про народження, шлюб тощо з метою отримання заявником позитивного результату. Тобто заява особи залишається без руху та особа інформується про можливість донести документи з метою отримання паспорта.
Ще один приклад стосується надання адміністративної послуги з видачі дозволу на участь у дорожньому русі транспортних засобів, вагові або габаритні параметри яких перевищують нормативні. Підставою залишення заяви без руху визначено подання заяви на надання адміністративної послуги з порушенням установлених законодавством вимог, визначених статтею 43 ЗАП. Та зазначено, що за клопотанням заявника строк залишення заяви без руху може бути продовжено.
Крім того, змінами до інформаційної картки регламентовано, що у паперовій формі документи подаються заявником особисто або уповноваженою ним особою шляхом звернення до центрів надання адміністративних послуг або направлення поштового відправлення з повідомленням про вручення.
Також зазначено, що підставами для зупинення адміністративного провадження у справі з надання адміністративної послуги є виникнення обставин, що перешкоджають прийняттю рішення за результатом розгляду заяви, передбачених пунктом 5 частини другої статті 64 ЗАП. Результат розгляду заяви на надання даної адміністративної послуги може бути оскаржений відповідно з урахуванням особливостей Закону України «Про адміністративну процедуру» або в судовому порядку.
3. Спрощене представництво
При розгляді заяв осіб, які в силу проблем зі станом здоровʼя, зайнятості або будь-яких інших обставин виявили бажання, аби їхні інтереси представляла інша особа, ці особи подають відповідне письмове клопотання до посадової особи ЦНАП. Оскільки, відповідно до положень статті 31 ЗАП, особа може брати участь в адміністративному провадженні особисто та/або через представника. Водночас особа не має права брати участь в адміністративному провадженні або у вчиненні окремих процедурних дій через її представника у разі, якщо законом передбачена особиста участь такої особи. Також необхідно враховувати, що представник особи бере участь в адміністративному провадженні на підставі довіреності, договору, закону, акта органу управління юридичної особи та на інших підставах, встановлених законом. У випадках, передбачених законом, довіреність має бути посвідчена нотаріально.
Практика Луцького ЦНАПу демонструє, що ЗАП є не лише рамковим нормативним актом, а дієвим інструментом для побудови людиноцентричної моделі публічного адміністрування. Реалізація принципів офіційності, рівності, належного інформування, спрощеного представництва сприяє підвищенню доступності та якості адміністративних послуг. Впровадження принципів адміністративної процедури на практиці є важливими кроком до формування відкритої та ефективної системи публічного адміністрування, орієнтованої на потреби людини та належне забезпечення її прав та законних інтересів.
Завантажити інфографіку у форматі PDF можна за посиланням.