21-22 жовтня відбувся практикум «Майстерня оптимізації: практичні інструменти Lean», організований для фахівців з аналізу та оптимізації процесів 63 центральних органів виконавчої влади Секретаріатом Кабінету Міністрів України та Lean Інститутом Україна за підтримки проєкту ЄС «Продовження підтримки комплексної реформи державного управління в Україні» (EU4PAR).
Мета практикуму – підвищити практичні компетентності з опису робочих процесів (побудови карти робочого процесу), застосування методів та інструментів оптимізації (діаграма Ішикави, метод 5 Чому, JustDoIt, матриця RASCI), покращити навички командної роботи та сформувати спільноту експертів-практиків з аналізу та оптимізації робочих процесів. Формат поєднував інтерактивні теоретичні блоки, практичні завдання в командах і зворотний зв’язок від тренера.
Під час відкриття заходу заступник Державного секретаря Кабінету Міністрів України Олег Войтович закликав учасників максимально використати можливість навчання, щоб отримані знання і практичні навички стали інструментами реальних змін у їхніх установах. Він наголосив, що оптимізація процесів – це не самоціль, а спосіб зробити органи влади не лише ефективними, а й спроможними до розвитку і постійного вдосконалення. При цьому головна сила змін у державному управлінні – це люди.
«Які б не були гарні теорії чи дослідження, будь-які зміни роблять люди. Саме тому ми багато уваги приділяємо тим, хто буде носіями цих змін – хто розуміє потребу в оптимізації, може переконати інших і показати, як це зробити», – підкреслив урядовець.
«Наша мета – створити пул фахівців рівня «експерт» у кожному органі влади. Це ті люди, які зможуть забезпечити постійні покращення, підтримувати власників процесів і допомагати їм у змінах. Фахівець – це не просто аналітик. Це людина, яка може подивитися на процес збоку, побачити те, чого не бачить власник. А щоб змінити систему, потрібно вийти з неї, подивитися, що не працює, і лише тоді впроваджувати рішення. Саме тому проєкт оптимізації – це робота фахівця, а впровадження – відповідальність власника процесу», – пояснила Ксенія Купцова, керівниця експертної групи з питань оптимізації процедур та робочих процесів у системі органів виконавчої влади Директорату публічної адміністрації Секретаріату Кабінету Міністрів України.
Окремо вона наголосила на важливості наповнення каталогу робочих процесів, який створено в кожному державному органі як ключового інструменту стандартизації – бази з актуальними шаблонами, прикладами та описами робочих процесів, якою зможуть користуватись усі працівники під час виконання робочих процесів, та закликала учасників ділитися успішними прикладами оптимізації для їх подальшого масштабування в інших державних органах.
«Lean – це не про скорочення людей. Це про підвищення якості, про усунення зайвого й про те, щоб робота мала сенс і результат. У державних органах часто дуже складні процеси, багато учасників і погоджень, але коли ми починаємо їх аналізувати, виявляється, що більшість етапів не додають цінності. Наша задача – побачити це й спростити. Бо Lean – це насамперед мислення: не просто інструмент, а спосіб бачити втрати в процесі», – зазначив тренер, директор Lean Інституту Україна Сергій Комберянов.
Довідково
На початку року Кабінет Міністрів України ухвалив низку рішень, спрямованих на масштабне запровадження оптимізації робочих процесів у центральних органах виконавчої влади: постанову КМУ від 17.01.2025 №50 «Деякі питання впровадження процесного підходу в центральних органах виконавчої влади» та розпорядження КМУ від 17.01.2025 №39-р «Про проведення оптимізації типових робочих процесів у центральних органах виконавчої влади».