Експерти EU4PAR провели онлайн-зустріч з представниками Вінницької міської ради, присвячену практичним аспектам впровадження Закону України “Про адміністративну процедуру” (ЗАП) в інформаційні системи при наданні адміністративних послуг. Учасники заходу обговорили, як новий Закон змінює підхід до надання адміністративних послуг та які виклики стоять перед органами місцевого самоврядування.
З набранням чинності ЗАП встановлено чіткі правила ухвалення адміністративних рішень. В основі – філософія орієнтації на позитивне рішення. Кожне адміністративне рішення має бути мотивованим, а особа — мати можливість подати пояснення чи оскаржити його, наголосили експерти.
Вимоги ЗАП поширюються на всі адміністративні послуги – як ті, що надаються в електронній формі, так і ті, що надаються фізично. Це означає, що будь-які інформаційні системи, які використовуються для надання послуг, мають бути адаптовані до нових стандартів. Саме питання відповідності інформаційних систем вимогам ЗАП стало одним із ключових на зустрічі.
Зокрема учасники обговорили виклики, які виникають через те, що чинні інформаційні системи не завжди мають потрібний функціонал для реалізації Закону, а відтак – службовці не можуть виконувати передбачені законом процедури. Серед основних проблем, які ускладнюють реалізацію принципів ЗАП, було окреслено:
- Відсутність технічних можливостей для “залишення заяви без руху”, а також зупинення, поновлення та продовження строків адміністративного провадження.
- Недостатня інтеграція з публічними електронними реєстрами, що ускладнює автоматичне витребування необхідних даних за принципом офіційності.
- Перспективи впровадження цифрових рішень щодо механізму онлайн оскарження та можливості особи брати участь у розгляді своєї справи при наданні адміністративних послуг в е-формі.
- Відсутність, в окремих випадках, доступу особи до матеріалів справи в електронному кабінеті.
- Відсутність у деяких системах функціоналу, який дозволяє відтермінувати подачу документів або виправити помилки без необхідності повторного подання заяви.
- Проблеми з автоматичними відмовами – ЗАП передбачає, що особі має бути надана можливість виправити ситуацію перед ухваленням негативного рішення.
- Складнощі із забезпеченням змішаних моделей надання послуг, коли автоматизація не повинна порушувати право особи на участь.
- Відсутність механізмів для ідентифікації та фіксації процедурних статусів, визначених ЗАП, зокрема категорії “заінтересованих осіб”, і необхідності забезпечити їх участь у провадженні , можливість подати клопотання чи долучити документи до справи.
Для вирішення цих проблем та виконання вимог ЗАП необхідна модернізація інформаційних систем. Вона має забезпечити повноцінне функціонування адміністративних процедур як онлайн, так і офлайн. А в перспективі – створити умови для повного переходу до електронної взаємодії, що включає перехід від паперових документів до цифрових даних, створення інтуїтивних онлайн-сервісів, забезпечення можливості оскарження, доступу до матеріалів справи та участі особи онлайн.
Для допомоги суб’єктам надання адміністративних послуг, в тому числі міськрадам, EU4PAR розробив детальний чекліст, який допоможе провести аудит інформаційних систем і привести їх у відповідність до нових стандартів. Цей чекліст є універсальним і він може застосовуватися як при проєктуванні нових послуг, так і при модернізації існуючих.
Попри складність і тривалість модернізації, її кінцева мета залишається незмінною – зробити адміністративні послуги максимально прозорими, зручними та ефективними.
