Минулого тижня відбувся третій модуль HR Майстерні, присвячений темі «Управління ефективністю організації. HR-інструменти». Понад 30 HR-фахівців з державних органів обговорювали, як перетворити оцінювання персоналу на дієву систему управління результативністю, яку роль відіграє аналітика та які можливості відкриває штучний інтелект для HR-команд.
Захід організовано НАДС у співпраці з проєктом Європейського Союзу «Продовження підтримки комплексної реформи державного управління в Україні» (EU4PAR), Командою підтримки реформ Міністерства економіки України та Вищою школою публічного управління.
Своїм досвідом і практичними інсайтами поділилися: Ірина Муродшоєва, HR-експертка та проєктна менеджерка RST Міністерства економіки; Олена Прохоренко, HR-консультантка та менторка; Володимир Шевченко, менеджер з аналітики людського капіталу корпорації «Артеріум»; Василь Задворний, директор NGO «Технології прогресу», директор з розвитку стартапу lilo та консультант EUACI.
Ірина Муродшоєва наголосила, що система управління ефективністю має стати основою стратегічного розвитку організації, адже вона створює зв’язок між завданнями організації, операційною діяльністю та продуктивністю працівників.
Експертка окреслила низку проблем в системі ефективності роботи держслужби:
- незрозумілість стратегії – працівники часто не бачать прямого зв’язку між своїми завданнями та цілями організації;
- затримка з наданням зворотного зв’язку – відсутність зворотного зв’язку може призвести до того, що працівники не знають про свої помилки та не мають можливості їх виправити.
- обмежені можливості кар’єрного розвитку в ієрархічних структурах;
- відсутність узгодженості між плануванням, контролем та системами винагород.
Для побудови дієвої системи управління ефективністю вона рекомендує:
- каскадувати цілі від рівня організації до конкретних завдань працівників;
- формувати SMART(ER)-цілі (конкретні, вимірювані, досяжні, релевантні, визначені у часі, мотивуючі та винагороджувані);
- застосовувати індивідуальні плани розвитку, KPI та регулярні сесії зворотного зв’язку;
- розвивати культуру постійного моніторингу й відповідальності за результат.
Також Ірина Муродшоєва зупинилась на ролі HR в процесі управління ефективністю. Так, HR-спеціаліст, серед іншого, повинен здійснювати підтримку керівників у встановленні цілей та каскадуванні, забезпечувати стандарти і незалежність в оцінюванні, допомагати вирішувати конфлікти, розвивати культуру відкритого зворотного зв’язку.
Важливим елементом управління ефективністю експертка також назвала оцінку зрілості працівників: їхніх знань, навичок, мотивації та впевненості. Саме від цього залежить вибір управлінських стилів – від інструктажу й наставництва до коучингу та делегування.
Ольга Прохоренко зупинилася на темі трансформації HR функції, оцінки її ефективності та залежності від рівня зрілості організації.
HR система, за словами експертки, є відображенням рівня зрілості організації загалом. Тому важливо регулярно проводити аудит HR-системи – процесів, структури, документів, експертизи. Це дозволяє побачити, наскільки HR відповідає потребам компанії та підтримує її стратегічний розвиток.
Ефективність HR-функції має оцінюватися через різні групи показників. Експертка виокремила три напрямки:
- people-метрики (плинність кадрів, залученість, якість найму, розвиток культури),
- процесні метрики (ефективність HR-процесів, структури, організації),
- системні метрики (виконання стратегії, продуктивність організації).
Сучасним інструментом для цього є HR-дашборди та аналітичні звіти, які допомагають керівникам ухвалювати рішення на основі даних.
Експертка наголосила, що роль HR трансформувалася: від адміністративних завдань до партнерства з керівництвом. HR має бути коучем для керівників, фасилітатором змін, рівноправним учасником формування стратегії.
Володимир Шевченко під час своєї сесії поділився баченням, чому HR-аналітика сьогодні стає однією з ключових компетенцій у сфері управління персоналом.
За його словами, HR-аналітика – це не просто звітність, а стратегічний інструмент, що дозволяє компаніям приймати обґрунтовані рішення щодо роботи з людьми. Сучасна HR-аналітика розвивається в чотирьох напрямах:
- Описова – фіксує, що відбулося (наприклад, рівень плинності кадрів).
- Діагностична – пояснює, чому це сталося (причини звільнень чи низької залученості).
- Прогностична – передбачає, що може статися (ризик вигорання, звільнень, дефіцит компетенцій).
- Прескриптивна – пропонує рішення, як діяти далі (рекомендації щодо умов праці, навчання чи винагород).
Володимир Шевченко наголосив, що якісна аналітика дозволяє не лише відстежувати базові HR-показники – плинність кадрів, залученість персоналу чи результативність навчання, – а й прогнозувати ризики, знаходити причини проблем та формувати практичні рекомендації, засновані на даних, а не на інтуїції.
Серед викликів для впровадження HR-аналітики експерт назвав розрізненість даних у різних системах, обмеженість ресурсів та брак доступу до платних інструментів, низьку культуру роботи з даними серед HR-фахівців та потребу у балансі між прозорістю та захистом персональних даних.
Водночас навіть базові рішення на кшталт Power BI чи Tableau дають можливість створювати зрозумілі дашборди і швидко виявляти ключові тенденції.
Василь Задворний продемонстрував, як інструменти штучного інтелекту можуть допомогти HR-фахівцям підвищити ефективність роботи та заощадити час.
Він зазначив, що найбільш однотипні і рутинні завдання вже сьогодні можна делегувати ШІ. Наприклад:
- Відповіді кандидатам: GPT-асистент може автоматично писати персоналізовані відповіді, пропонувати наступні кроки й навіть створювати посилання для запису на співбесіду.
- Робота з даними та документами (аналіз резюме, анкет, тестів): завантаження бази вакансій у ШІ дозволяє зіставляти відгуки кандидатів із релевантними позиціями, відбираючи найкращих. Автоматичний пошук потрібних компетенцій серед сотень документів за допомогою таких інструментів, як Google NotebookLM. Ще один інструмент – інтеграція GPT із Google-таблицями. Це дозволяє швидко аналізувати відгуки, підсумовувати великі масиви інформації чи виокремлювати ключові тези навіть із тисяч рядків.
Окремо спікер зупинився на роботі з онлайн-зустрічами: сервіси Fireflies, Otter, TLDV автоматично приєднуються до дзвінків, записують їх, транскрибують, створюють резюме зустрічей і навіть формують список завдань та відповідальних осіб. Транскрипти можна одразу конвертувати в таблиці чи CRM, щоб мати структуровані дані без додаткової ручної роботи.
Також Василь Задворний показав, як ШІ допомагає автоматизувати документообіг:
- генерувати job offer на основі шаблону й резюме кандидата;
- формувати звіти про результати відбору;
- готувати презентації (сервіс Gamma), які автоматично структурують дані, додають візуальні елементи й готові до демонстрації керівництву.
«Інструменти штучного інтелекту – це не майбутнє, а вже сьогодення. Вони дають змогу HR-командам зекономити час, структурувати роботу і зосередитися на стратегічних завданнях. Але користь від них буде лише тоді, якщо практикувати і вчитися застосовувати їх щодня», — підсумував Василь Задворний.